Рекомендации по управлению автосервисом

Дисциплина, контроль, учет – три основополагающих стабильного прибыльного бизнеса. Если вы хотите попасть в ТОП лучших автосервисов города или даже страны, вы всегда должны понимать, какая информация стоит за тремя вопросами:

• что происходит?
• что произойдет?
• когда это произойдет?

То есть у вас всегда должен быть план задач и ответственных по ним. При этом следует понимать временные рамки выполнения каждого задания, приложенные к ней усилия и средства.

Пример: ежедневно на ремонт поступает 8 автомобилей. На осмотр автомобиля и обсуждение предстоящих регламентных работ с клиентом понадобится около 20 минут. В день это составит 2 ч. 40 мин. При восьмичасовой рабочей смене, оставшиеся 5 ч. 20 мин. мастер-приемщик может посвятить выполнению других задач.

Если вы делаете ставку на максимальную наполненность ремзоны, избавьте приемщика от других поручений.  Чтобы рассчитать максимальную ежедневную загрузку специалиста, необходимо вычесть возможный простой рабочего времени (к примеру, 15%) из длительности рабочего дня и разделить на среднее время общения с клиентом. 

0,85 х 8 ч./0,33 ч. ≈ 20 автомобилей

Из результата данного расчета делаем вывод, что при условии ежедневного обслуживания мастером-приемщиком 20 автомобилей, других обязанностей на него возлагать не стоит.

Таким образом вы можете рассчитать нагрузку для любого подчиненного, не занятого непосредственным ремонтом и диагностикой автомобилей.

Правила учета рабочего времени механиков

Приоритеты для вычислений – эффективность и продуктивность сервиса.

Эффективность труда – это степень результативности труда при наименьших трудовых затратах.

Продуктивность (или загрузка) – это качественный показатель использования рабочего времени механиком. Чтобы ее рассчитать, необходимо разделить время работы над заказами на время работы механика без отрыва от производства (не учитывать обеденный перерыв).

Таким образом мы подошли к первому вопросу: «Что происходит?». В нашем случае он подразумевает контроль над показателями продуктивности и эффективности механиков.

Если вы еще не собирали статистику, попробуйте сделать это, просчитав необходимые показатели труда, полученные за непродолжительный период, например, в течение месяца. Тогда вы сможете отталкиваться от полученных данных и начинать их корректировать.

Предполагается, что средний показатель продуктивности для автосервиса колеблется в пределах 65–75%, при этом максимальный достигает 110%.

Получив необходимые цифры, вы сможете рассчитать оплату рабочему персоналу и контролировать ее целесообразность.

Стабильность в данной сфере бизнеса зависит не от марок обслуженных автомобилей, а от привязанности их владельцев к вашему автосервису. Поэтому мастера-приемщики, у которых есть немалый список постоянных клиентов, заслуживают финансового поощрения. Удовлетворение их личных амбиций позитивно скажется на увеличении вашего дохода.

Общие финансовые расчеты

Чтобы спрогнозировать  реальное финансовое состояние предприятия, необходимо понимать величины постоянных и переменных издержек.            

Постоянные издержки – это затраты, размер которых фиксирован и не зависит от объемов выполняемых работ (отчисления на аренду помещения, амортизацию оборудования, страховку и пр.).

К переменным относятся те издержки, величина которых варьируется в зависимости от увеличения/уменьшения объемов производства (оплата электроэнергии, транспортных расходов и пр.).

Для эффективного управления автосервисом вам потребуется знать:

1. общие издержки (совокупность переменных и постоянных издержек, максимальное соотношение которых составляет 40/60);
2. себестоимость часа работы СТО.

Чтобы избежать простоя и длинных очередей в ремзону, необходимо обеспечить автосервис достаточным количеством персонала. Помимо штата автослесарей, наймите администратора, мастера-приемщика, ответственного по подбору и выдаче автозапчастей, продавца-консультанта и кассира (если на автосервисе есть продажа агрегатов, комплектующих, аксессуаров и расходных материалов для обслуживания автомобилей). Естественно, перед наймом просчитайте затратную часть на содержание данного числа подчиненных (зарплаты, поощрения и пр.). Если вы не вкладываетесь в бюджет, подумайте, какие должности может совмещать одна штатная единица и, исходя из этого, формируйте команду специалистов.

Управление качеством

В данном блоке статьи речь пойдет об инструментах влияния на производственный процесс и способах получения обратной связи.

Среди факторов воздействия на успех или провал бизнеса следует выделить «человеческие», а вторым делом – не забывать и о «технических».

• Организуйте качественную работу контакт-центра или ответственного лица за телефонные коммуникации. От скорости реакции на звонок и содержания телефонного разговора представителя автосервиса с потенциальным клиентом зависит его сотрудничество с вами в дальнейшем. Чтобы вести учет поступивших звонков и понимать их эффективность, разговоры следует фиксировать на аудиопленку или электронный носитель. Благодаря последующему  анализу вы можете влиять на количество реальных клиентов вашего автосервиса, устраняя ошибки и недочеты соответствующих исполнителей.

Еще одним способом влиять на эффективность работы автосервиса является опрос клиентов после получения ремонтно-диагностических работ. Для этого можно назначить ответственного по раздаче и обработке анкет (печатных или в электронном виде). Список вопросов лучше подать в структурированном виде с предложенными вариантами ответов и графой для индивидуальных откликов.

• В современном мире обычным газетным объявлением о ремонте автомобилей заполучить большую базу клиентов не удастся. Ваш автосервис должен быть узнаваем как визуально, так и аудиально. Вывод: нужен четко продуманный фирменный стиль – от вывески, логотипа и слогана до спецодежды рабочего персонала. При его разработке, в первую очередеь, необходимо определить целевую аудиторию: возраст, род занятий и прочие отличительные черты.

В отношении рекламы – хорошо сработают биллборды, партнерские рекомендации известных компаний и лиц шоу-бизнеса, аудио/видеоролики, промоакции, брендированные автомобили. Само собой, при выборе способа раскрутки автосервиса стоит учитывать его месторасположение, специфику, размер бюджетных средств.

Чтобы ваши старания и вложенные финансы увенчались успехом, доверьте раскрутку автосервиса профессиональным маркетологам, дизайнерам и пиарщикам.

Не поленитесь 2-3 раза в год заказать аудит автосервиса у сторонних организаций. Таким образом вы будете знать слабые стороны вашего бизнеса и сможете своевременно их устранять, повышая качество обслуживания клиентов и собственную прибыль.

Для того предоставлять качественные услуги советуем приобретать только качественное оборудование для ремонта амортизаторов и другого оборудования для СТО.